Bleisure: Die Kombination aus Dienstreise und Urlaub wird immer beliebter

Eine klare Trennung von Arbeit und Freizeit ist für Manager oder Selbstständige heute kaum noch möglich. Mobil immer erreichbar, die E-Mails ständig im Blick, sind viele von ihnen „always on duty“. Richtig abzuschalten, fällt da schwer. Wer dann noch häufig auf Geschäftsreise ist, kann von einer ausgeglichenen Work-Life-Balance meist nur träumen – zumindest bis vor ein paar Jahren. Denn es hat ein Umdenken stattgefunden. Immer mehr Geschäftsreisende wollen Arbeit und Freizeit miteinander verbinden. „Bleisure“, die Wortschöpfung aus den Begriffen „Business“ und „Leisure“, steht für die Verknüpfung von Dienstreise und Urlaub.

In den USA und Großbritannien bereits ein vieldiskutiertes Thema, wird die private Verlängerung einer Geschäftsreise auch bei uns immer beliebter. Denn Bleisure bietet eine Reihe von Vorteilen. Strapazen einer langen Anreise werden von Geschäftsreisenden anders wahrgenommen, wenn der Trip nicht ausschließlich beruflich motiviert ist. Wer an den Geschäftstermin noch ein paar private Tage anhängen kann, hat weniger Reisestress und mehr Zeit zur Erholung. Durch die Freizeit vor Ort – vielleicht sogar mit dem Partner – wird die Arbeit als lohnenswerter empfunden.

Dies wirkt sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus und fördert deren Gesundheit – Aspekte, die auch für Arbeitgeber zunehmend an Bedeutung gewinnen, weshalb viele Unternehmen dem neuen Trend durchaus offen gegenüberstehen. Inwieweit die Umsetzung tatsächlich realisiert werden kann, hängt aber oft vom aktuellen Arbeitsvolumen und zeitkritischen Projekten ab. Steuerrechtlich spricht jedenfalls nichts dagegen. Im Gegenteil: Mit der Kombination aus Privat- und Geschäftsreise lässt sich sogar Geld sparen.

Das Angenehme mit dem steuerlich Absetzbaren verbinden

Das war allerdings nicht immer so. Bis vor ein paar Jahren galt noch ein sogenanntes Aufteilungs- respektive Abzugsverbot. Nur bei einer lupenreinen Dienstreise gab es Geld vom Staat zurück. Das hat sich erst 2010 geändert. Durch die neue Rechtsprechung eröffnen sich steuerrechtlich interessante Absetzungsmöglichkeiten. Allerdings gibt es einige Dinge zu beachten, damit das Finanzamt keinen Strich durch die Abrechnung macht.

Um Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen Sie nachweisen, dass der Grund Ihrer Reise klar dienstlich motiviert war. Wenn der berufliche Anteil der Reise unter zehn Prozent ausmacht, sind die Reisekosten nicht absetzbar. Sind hingegen mehr als 90 Prozent der Reise dienstlicher Natur, gibt es den vollen Steuerabzug, sofern der Arbeitgeber die Kosten nicht übernommen hat.

Bei gemischten Reisen muss der Urlaub klar von der Dienstreise zu trennen sein, um die betrieblich veranlassten Kosten steuerlich absetzen zu können. Die privat motivierten Übernachtungs- und Verpflegungskosten sollten getrennt – mit der eigenen Kreditkarte – bezahlt werden. Wichtig: Alle Rechnungen und Belege müssen fürs Finanzamt aufbewahrt werden.

Die Kosten für die Hin- und Rückreise sind nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufzuteilen. Reist ein Business Traveller für sieben Tage geschäftlich in die USA und hängt noch drei Tage Urlaub an, kann er 70 Prozent der Flugkosten steuerlich absetzen. Ist der ursprüngliche Beweggrund der Reise allerdings zwangsläufig betrieblich veranlasst, können die Kosten für Hin- und Rückreise auch in vollen Umfang abgezogen werden. Hier legt das Finanzamt jedoch höhere Anforderungen an den Nachweis der Veranlassung. Je konkreter Sie die betriebliche Notwendigkeit und den Umfang Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellen können, z.B. anhand von Korrespondenz, E-Mails, Kongress- und Seminarprogrammen, desto besser sind Ihre Chancen, einen größeren Teil Ihrer Reisekosten absetzen zu können.

Neue Anforderungen an das Travel Management

Um Grauzonen, die durch die Vermischung von Geschäfts- und Urlaubsreisen entstehen können, zu vermeiden, müssen sich Travel Manager intensiv mit dem Thema beschäftigen. Mit der Unternehmensleitung ist zu klären, ob die Kombination prinzipiell erlaubt ist und welche Abweichungen von der dienstlichen Reiseroute gestattet werden. Außerdem sollte festgelegt werden, wie viele Urlaubstage maximal an eine Geschäftsreise gehängt werden dürfen.

Weiterhin muss geklärt sein, ob die Mitarbeiter während des privaten Teils ihrer Reise über die Versicherung des Unternehmens abgesichert sind. Ist das nicht der Fall, müssen sie nachweisen, dass die Risiken während der Urlaubszeit von einer eigenen Versicherung abgedeckt sind.