Urlaubs- und Geschäftsreisen miteinander verbinden: Was gilt es zu beachten?

Das Nützliche mit dem Angenehmen verbinden: Was es zu beachten gilt, wenn Sie Ihre Geschäftsreise um ein paar Urlaubstage verlängern

Eine Geschäftsreise bringt Sie das erste Mal nach Asien, Südamerika oder in die USA? Gerade bei fernen Ländern bietet es sich an, den Business Trip um ein paar Urlaubstage zu verlängern, um das Reiseziel in aller Ruhe und außerhalb des dienstlichen Terminkalenders zu erkunden. Und selbst bei Tagungen und Kongressen im eigenen Land möchte man vielleicht gern noch ein oder zwei Tage länger bleiben, um mehr Zeit für Sightseeing zu haben. Der Trend, Geschäfts- mit Urlaubsreisen zu verbinden, hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Grund hierfür ist die Entscheidung des Bundesfinanzhofes, dank der seit 2009 auch sogenannte gemischte Reisen steuerlich absetzbar sind. Zuvor gab es nur bei reinen Dienstreisen Geld vom Staat zurück – immer vorausgesetzt, dass der Arbeitgeber die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat.

Was gilt es etwa bei der Buchung oder der anschließenden Reisekostenabrechnung zu beachten, wenn Geschäftsleute Dienst- und Urlaubsreisen kombinieren? Die Back Office- und Reisekostenspezialistin Christina Arbini von travel agency accounting (taa), langjähriger Partner von Lufthansa City Center, gibt im Interview Antwort auf die wichtigsten Fragen.

Frau Arbini, was gilt es in erster Linie zu beachten, wenn Geschäftsleute Dienst- und Urlaubsreisen kombinieren?

Christina Arbini: Unabhängig davon, ob Sie vor oder nach der Geschäftsreise Urlaubstage anhängen – um Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen Sie nachweisen, dass der Grund Ihrer Reise klar dienstlich motiviert war. Sinnvoll ist es daher, zunächst den beruflichen und danach erst den privaten Teil der Reise zu buchen. Empfehlenswert ist darüber hinaus, dass die Dienstreise den größeren Anteil an der Gesamtreise ausmacht, denn nur so ist sie voll absetzbar bzw. zu 100 Prozent steuerfrei erstattungsfähig. Beträgt der geschäftliche Anteil weniger als zehn Prozent an der Gesamtreise, sieht der Gesetzgeber keinen Anlass mehr, die Reise als dienstlich motiviert einzustufen, und die Kosten können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Sind hingegen mehr als 90 Prozent der Reise dienstlich, gibt es den vollen Steuerabzug. Bei allem, was dazwischen liegt, heißt es: rechnen und die Kosten aufteilen.

Hier noch schnell eine E-Mail an Kunden oder Mitarbeiter, dort ein zwangloses Essen mit dem Geschäftspartner – gerade für Selbständige ist es ja oft gar nicht so einfach, Arbeits- und Urlaubstage voneinander zu trennen. Was muss bei der Dokumentation der Ausgaben beachtet werden?

Christina Arbini: Zunächst raten wir dazu, eine Art Tagebuch darüber zu führen, welche Ausgaben privat und welche dienstlich getätigt wurden, um bei der Prüfung durch das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis liefern zu können. Das ist auch wichtig, falls während der eigentlichen Urlaubstage noch der eine oder andere dienstliche Termin wie ein Geschäftsessen wahrgenommen wird oder dringende E-Mails beantwortet werden müssen. Fallen hierdurch Kosten etwa für die Bewirtung von Geschäftspartnern oder für die Internetverbindung an, können diese als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass alle Rechnungen und Belege gut aufbewahrt werden. Die Belege sind nach privat und dienstlich veranlassten Kosten zu trennen.

Und was mache ich, wenn ein Beleg verloren geht?

Christina Arbini: Falls eine Rechnung tatsächlich einmal nicht mehr auffindbar ist, kann man einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Im entsprechenden Dokument wird neben dem Erstellungsdatum und dem Betreff „Eigenbeleg“ der Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift, die Art der Aufwendung (z.B. Parkbeleg), Datum und Kosten der Aufwendung (wenn möglich mit Nachweis, z.B. Preisaushang am Parkhaus abfotografieren) sowie der Grund für den Ersatzbeleg festgehalten und mit einer Unterschrift bestätigt. Eine solche Lösung stellt allerdings den absoluten Ausnahmefall dar. Ein Eigenbeleg ist nicht vorsteuerabzugsfähig.

Was kann konkret als Betriebsausgabe geltend gemacht werden?

Christina Arbini: Die reinen Fahrtkosten sind bei gemischt motivierten Reisen streng genommen aufzuteilen. Reist etwa ein Mitarbeiter für sieben Tage geschäftlich in die USA und hängt noch drei Tage Urlaub an, kann er 70 Prozent der Flugkosten steuerlich absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. In den meisten Fällen erstattet der Arbeitgeber aber die volle An- und Abreise, wenn Sie belegen können, dass die Kosten am eigentlichen An- oder Abreisetag nicht günstiger gewesen wären. Kosten vor Ort, die rein dienstlich veranlasst sind, werden zu 100 Prozent erstattet bzw. sind steuerlich voll absetzbar (etwa das Geschäftsessen). Die Verpflegungspauschale wird nur für die tatsächlichen Diensttage gezahlt.

Wichtig: Die firmeninternen Reiserichtlinien müssen bei der Abrechnung beachtet werden. Sind diese strenger als das allgemeine Steuerrecht, kann der Reisende die Differenz am Jahresende in seiner Steuererklärung geltend machen.

Wann profitieren Geschäftsreisende am meisten, wenn sie Urlaubs- und Dienstreisen kombinieren?

Christina Arbini: Am meisten profitieren Sie, wenn zwischen den Geschäftsterminen ein oder zwei Tage Pause liegen – etwa, wenn Sie an einem zweitägigen Kongress in Berlin teilnehmen, dann einen Tag Freizeit und am vierten Tag vor Ort ein Meeting mit Geschäftspartnern haben. Für das Unternehmen macht es wirtschaftlich keinen Sinn, dass Sie zwischendurch wieder nach Hause fahren, sodass der Arbeitgeber die Kosten gleich komplett übernehmen wird. Das ist insgesamt für das Unternehmen immer noch günstiger, als Sie zweimal nach Berlin reisen zu lassen. Jedoch müssen Sie für die privaten Ausgaben an Ihrem freien Tag – etwa eine Taxifahrt oder eine Museumsführung – selbst aufkommen und können hierfür nicht die Firmenkreditkarte verwenden.

Beispielrechnung: Geschäftsreise nach Berlin

Hans Müller aus Frankfurt am Main fährt mit seinem Privatwagen geschäftlich nach Berlin, wo er einen Kongress besucht. Der Kongress dauert vom 4. bis 6. November 2015 – danach möchte Herr Müller auch das Wochenende in Berlin verbringen, um die Stadt privat zu erkunden. Dazu reist auch seine Frau mit der Bahn nach Berlin und bleibt dort vom 6. bis 8. November.  Das Hotel wechselt Herr Müller nicht, lediglich das Zimmer (vom Einzel- in ein Doppelzimmer). Die Hotelkosten beinhalten kein Frühstück und auch sonst muss sich Herr Müller selbst verpflegen. Am Sonntag, den 8. November, fährt er mit seiner Frau gemeinsam mit dem Auto zurück nach Frankfurt.

 Folgende Kostenpunkte können bei diesem Beispiel geltend gemacht werden:

1. Hin- und Rückreise mit dem Privatwagen

Der Arbeitgeber erstattet Herrn Müller die Hin- und Rückreise mit dem Privatwagen, denn die Pauschale für die Rückreise bleibt die gleiche – unabhängig davon, ob Herr Müller bereits am Freitag oder erst am Sonntag zurückfährt und ob ihn seine Frau begleitet. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Herr Müller ohne Umwege von Berlin nach Frankfurt zurückfährt.

2. Hotelkosten für 2 Übernachtungen im Einzelzimmer

Auch die Hotelkosten für die zwei Übernachtungen vom 4. bis 6. November im Einzelzimmer werden Herrn Müller erstattet.

3. Verpflegungspauschale

Als Verpflegungspauschale kann Herr Müller beim Arbeitgeber für den Anreisetag am 4. November und den eigentlichen Abreisetag am 6. November jeweils 12 Euro geltend machen. Der 5. November schlägt mit 24 Euro Verpflegungspauschale zu Buche.

Lufthansa City Center – kompetente Beratung, nicht nur bei Geschäftsreisen

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