Tagungen und Kongresse

Die perfekte Organisation einer Incentive-Reise, Veranstaltung oder Tagung gleicht einem Puzzle, bei dem alle Bausteine exakt aufeinander abgestimmt sein müssen. Unsere MICE-Experten organisieren Ihre Veranstaltung, ganz gleich mit wie vielen Teilnehmern und liefern Ideen für Ablauf und Programm. Wir planen alles nach Ihren Anforderungen auf den Punkt genau – von der Anreise bis zur Abreise.


Unsere Leistungen im Überblick:

 

• Erstellung eines individuellen Angebots inkl. Vorschlag für An- und Abreise, Transfers, Hotelempfehlung, touristisches oder fachbezogenes Programm vor Ort mit örtlicher Reisebegleitung bzw. Begleitung ab/bis Deutschland
• Planung und Organisation einer Vorreise, die wir bei größeren Veranstaltungen empfehlen
• Buchung und Verwaltung von Flug-, Hotel- und sonstigen Kontingenten, Verhandlungen über Preise und Konditionen, Zahlungsabwicklung
• Abwicklung der gesamten Korrespondenz mit den Teilnehmern
• Sondertarife für Veranstaltungen mit vielen renommierten Fluggesellschaften sowie der Bahn
• Erstellung und Versand der Reiseunterlagen mit ausführlicher Dokumentation und Besorgung von Visa (falls erforderlich)
• Erstellung des Registrierungsformulars und Registrierung der Kongressteilnehmer und Begleitpersonen direkt über unsere Website
• Verwaltung der Teilnehmerdaten und Betreuung der Teilnehmer vor Ort
• Inkasso der Kongressgebühren, direkte Abrechnung mit den Teilnehmern und Auftraggebern
• Unterstützung von Agenturen bei der Erstellung der Konzepte und Ablaufpläne
• Suche geeigneter Locations für Ihre Veranstaltung, Tagungstechnik, Gastredner und Referenten
• Detaillierte Endabrechnung nach der Veranstaltung in einer offenen Kalkulation nach Ihren Vorgaben

 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Kontaktieren Sie unsere fachkundigen ExpertInnen für Messen, Tagungen und Kongresse unter 0228 – 9153120 oder per E-Mail an gruppen@westtours.de